La quittance de loyer est un document qui sert de preuve du paiement effectif du loyer. En tant que tels, sa rédaction, sa forme et son envoi sont strictement encadrés par la loi. Plusieurs obligations légales s’imposent au bailleur à chacune de ces étapes. Quelles sont-elles concrètement ? Voici le point sur la question.
Les mentions obligatoires sur une quittance de loyer
Au regard de l’importance de la quittance de loyer, sa rédaction est encadrée au même titre qu’un contrat de bail. L’une des obligations légales relatives à la quittance concerne les mentions obligatoires. Elles emportent la validité du document. Ainsi, pour qu’une quittance en question ait une force juridique, elle doit porter les mentions suivantes.
Les renseignements sur l’identité du locataire
- les noms et prénoms ;
- le numéro de téléphone ;
- l’adresse électronique.
La date d’émission de la quittance
Il s’agit du jour, du mois et de l’année de l’émission et de la signature de la quittance de loyer.
Les mensualités
- le montant du loyer ;
- le montant des charges (entretien, réparation, assurance, taxe d’habitation, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, etc.).
Il faudra également préciser dans la quittance de loyer le nombre de mois payé par le locataire.
La signature du bailleur
Celle-ci engage la responsabilité du bailleur et représente la preuve que le bailleur a reçu un paiement de la part du locataire.
La forme de la quittance de loyer
Aucune règlementation ne précise n’indique un modèle fixe à suivre pour la rédaction de la quittance de loyer ni sa forme. Elle peut donc revêtir la forme d’une simple lettre rédigée sur un papier libre. Cependant, dans la pratique, le justificatif est saisi et imprimé. Il peut ensuite être remis en main propre par le bailleur ou son mandataire au locataire ou via la poste.
La loi autorise aussi la transmission électronique de la quittance en question. Le bailleur, s’il n’a pas la possibilité de transmettre en main propre ou par la poste, peut l’envoyer par email. Il faudra toutefois que le locataire ait donné son consentement par écrit. Le plus souvent, les deux parties en conviennent dans une clause du contrat de bail.
Quelle que soit la forme de la quittance de loyer, les mentions obligatoires de même que les modalités d’envoi sont identiques.
Les modalités d’envoi de la quittance de loyer.
Le propriétaire n’a pas l’obligation de transmettre la quittance de loyer au locataire chaque mois. Cependant, l’envoi de la quittance devient une obligation légale pour le propriétaire dès que le locataire en fait la demande et qu’il s’est acquitté de toutes ses dettes à l’égard de ce dernier.
Pour obtenir sa quittance de loyer, le locataire aura à rédiger une demande de quittance qu’il transmettra au propriétaire. Au cas où ce dernier ne réponde pas à la demande, le locataire pourra toujours lui transmettre une mise en cause ou une mise en demeure. Si le propriétaire persiste dans son silence, le locataire pourra engager une procédure judiciaire pour récupérer sa quittance.
La temporalité de la quittance de loyer
Même si le propriétaire n’a pas d’obligation légale de transmettre spontanément la quittance au locataire tous les mois, il peut le faire à la demande du locataire. Dans ce cas, le propriétaire s’assure de transmettre les quittances à différentes dates. Par exemple, lorsqu’il transmet la quittance de ce mois-ci le 6, il peut la transmettre le 10 du mois prochain.
Il doit alors s’assurer de varier les dates chaque mois. Le propriétaire peut notamment adresser la quittance de loyer dès qu’il reçoit le chèque ou le virement. La transmission de la quittance en question peut être accompagnée de l’échéance du mois suivant.